Besluiten nemen tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) vraagt om zorgvuldigheid. Zeker wanneer de VvE wil investeren in onderhoud of verduurzaming en daarvoor een lening nodig heeft. Door besluiten duidelijk en juridisch correct vast te leggen, voorkom je vertraging en kun je snel verder. Hoe pak je het aan?
Stap 1: opties transparant en opbouwend voorleggen
Een goede ALV begint met een duidelijk overzicht van de opties. Laat zien wat een investering oplevert en wat de gevolgen zijn als je VvE niks doet. Bij meerdere scenario’s is het verstandig om deze niet allemaal afzonderlijk in stemming te brengen. Stel dat elk plan 33% van de stemmen krijgt, dan is er geen enkel plan met een meerderheid. Dat betekent dat je niets kunt uitvoeren en opnieuw moet beginnen.
Aanpak voor stapsgewijze besluitvorming
- Bouw de scenario’s op. Begin met het minimale (en goedkoopste) pakket aan maatregelen.
- Is er een meerderheid? Vraag dan vervolgens wie er aanvullend ook instemt met een uitgebreider pakket.
- Bouw op naar het meest ingrijpende (en duurste) pakket.
- Op deze manier is er altijd een scenario dat kan doorgaan en maak je de besluitvorming overzichtelijk en logisch.
Stel, je wilt als VvE richting een aardgasvrij gebouw, het dak en de kozijnen aanpakken, en ook liften en galerijen verbeteren. Dan bouw je de scenario’s bijvoorbeeld zo op:
- Basispakket: dak isoleren en nieuwe kozijnen
- Extra maatregelen: het basispakket plus liften en galerijen verbeteren
- Volledig pakket: alle voorgaande maatregelen plus een warmtepomp
Op deze stapsgewijze manier zien leden duidelijk wat elk maatregelenpakket betekent en wat de gevolgen zijn van wanneer ze er wel/niet voor kiezen. Willen ze bijvoorbeeld geen liftverbetering, dan zullen ze moeten accepteren dat ze naar boven en beneden moeten lopen wanneer de (verouderde) lift het niet doet.
Uiteraard is het verstandig om de opties al eerder uitgebreid toe te lichten op een informatiebijeenkomst. Je houdt die bij voorkeur een paar weken voor de ALV – bewoners zijn tijdens de besluitvorming dan nog voldoende op de hoogte en betrokken.
Stap 2: besluiten juridisch correct vastleggen
Wil je als VvE een lening afsluiten voor de maatregelen? Dan is het belangrijk om besluiten tijdens de ALV juridisch correct vast te leggen. Je moet daarvoor teksten gebruiken die rechtsgeldig formuleren waarvoor de VvE bijvoorbeeld de lening gebruikt, hoe hoog het leenbedrag is en wat de financiële gevolgen voor leden zijn. Deze gegevens neem je ook op in de notulen. Je vindt voorbeeldteksten bij het Toekomstbestendig onderhoudsfonds VvE’s hier. En bekijk hier de voorbeeldteksten voor de gemeentelijke regelingen. Kom je er niet uit of heb je vragen? De VvE-accountmanagers van SVn helpen je graag vooruit.
Stap 3: besluit genomen – doorpakken maar
Als het besluit is genomen, is het tijd om door te pakken. Je kunt afspraken gaan maken met aannemers en een planning voor de uitvoering opstellen. Dit is ook het moment om een eventuele leningaanvraag in te dienen met alle benodigde documenten, waaronder de notulen van de ALV waarin goedkeuring is gegeven voor het aangaan van de lening. Zorg ook dat het goedgekeurde maatregelenpakket overeenkomt met de leningaanvraag. Communiceer daarnaast richting leden over de vervolgstappen en blijf ze continu betrekken. Dat zorgt voor rust, vertrouwen en blijvend draagvlak tot aan het einde.
Hulp nodig bij de volgende stap?
Bij SVn denken VvE-accountmanagers Edward en Mark graag met VvE’s mee om onderhouds- en verduurzamingsplannen helder te krijgen, uitleg te geven over financiering en het vergader- en besluitvormingsproces goed in te richten. Neem contact met ze op.
Lees ook: 5 aandachtspunten voor een succesvolle ALV bij onderhoud en verduurzaming