Voor VvE’s is het verplicht om minimaal één keer per jaar een algemene ledenvergadering (ALV) te organiseren. Dat klinkt eenvoudig, maar bij grotere onderhouds- en verduurzamingsprojecten vraagt een goede voorbereiding net wat meer aandacht. Zeker als er een VvE-lening aan te pas komt.
Dit zijn 5 belangrijke aandachtspunten voor een goede voorbereiding richting besluitvorming:
- Neem leden vroegtijdig mee: informeer bewoners tijdig over de plannen en kosten. Een informatiebijeenkomst vooraf zorgt voor betrokkenheid en betere besluitvorming tijdens de ALV.
- Plan eventueel een extra ALV: bij grotere projecten kan het verstandig zijn om een extra vergadering in te plannen, specifiek voor besluitvorming over de maatregelen en kosten.
- Houd je aan de spelregels: zorg dat de ALV verloopt volgens de regels in de splitsingsakte (bijvoorbeeld dat je je aan de uitnodigingstermijn houdt). Zo voorkom je ongeldige besluiten.
- Start de lening aanvraag op tijd: het is niet nodig om eerst te vergaderen voordat je een lening aanvraagt. Het aanvraagproces kan al starten terwijl je de ALV voorbereidt. Zo kan de lening snel na het besluit afgerond worden – zonder onnodige wachttijd.
- Gebruik de juiste besluitvormingsteksten: bij het aanvragen van een lening bij het Toekomstbestendig onderhoudsfonds VvE’s zijn juridisch correcte ALV-besluiten essentieel. Gebruik hiervoor de voorbeeldteksten.
TIP! Overweeg het gebruik van een procesbegeleider
Zeker bij grotere projecten is de inzet van een onafhankelijke procesbegeleider waardevol. Het lijkt een extra kostenpost, maar naast dat je er tot 75% subsidie voor kunt krijgen, kun je er ook dure fouten mee voorkomen. Denk aan afgewezen subsidies of dubbele kosten die in elke offerte terugkomen (zoals voor steigers). Dat maakt een procesbegeleider die meekijkt en ondersteunt een waardevolle toevoeging voor een soepel traject.
Wil je advies over het voorbereiden van de ALV of ondersteuning bij de aanvraag van een lening? Neem contact op met onze VvE-accountmanagers.